Архивирование (архивация) документов -  это процесс, связанный с хранением, обработкой и систематизацией материалов организации.

На основании действующего законодательства РФ дела и документы хранятся в архиве предприятия независимо от его формы собственности. В зависимости от типа документов хранение обеспечивается в течение определенных сроков или постоянно до прекращения деятельности организации. Собственники документов «обязаны обеспечить их полную сохранность», а также «предоставлять сведения об этих документах по запросам Государственной архивной службы». Некоторые виды материалов организации подлежат последующей передаче в Архивный фонд РФ, такими материалами являются: штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность, документы по личному составу, которые необходимы для составления справок социально-правового характера (стаж, пенсия, квалификация, вредность и т.д.). Руководители организаций и предприятий несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность за состояние работы с архивными документами и обеспечение их сохранности.
Архивирование документов позволяет решить целый комплекс проблем, связанных с организацией и управлением архива предприятия, а также с обеспечением сохранности ценной информации.

В целом можно выделить четыре основных направления архивирования документов.

Архивирование документов сводится для любого юридического лица к выполнению следующих основных задач:

Архивация документов обычно происходит в следующем порядке:

1.    Архивируются документы постоянного хранения и дела по личному составу;
2.    Архивируются документы временного хранения, срок которых ещё не истек;
3.    Уничтожаются документы, не подлежащие хранению.

Основными процедурами, которые выполняются специалистами нашей компании, при уничтожении документов, является проведение экспертизы ценности документов, их систематизация, предварительное составление описи и акта. Уничтожив неактуальные документы, Вы сокращаете время на поиск нужной информации и увеличиваете полезную площадь Вашего офиса.

Действующими законодательными и нормативными актами установлен четкий порядок создания, регистрации и хранения документов. Следование этим требованиям является сложной задачей, если только Вы не являетесь специалистом в этой области. Наш консалтинговый центр поможет Вам решить эти вопросы.